Как установить связь между Word и Excel?

Создание связи между документами Word и Excel позволяет создавать сложные автообновляемые отчеты и справочники. В этой статье я расскажу как создать эти связи.

Как установить связь между Word и Excel?

Как создать связь двух документов Word или Word и Excel

В MS Word есть потрясающая функция, использование которой придется по вкусу всем, кому приходится работать с действительно большими документами, состоящими из разнородных данных, которые к тому же, имеют свойство обновляться. Это функция: настройка связи между документами.

Связь документа MS Word с данными из других файлов

К примеру, если вы ежеквартально делаете отчет о предприятии, вы наверняка сталкивались с такой проблемой: часть данных в отчете (о компании, вводные и т.п.) статичны и не меняются, но часть (табличные данные, диаграммы) приходится обновлять. И каждый раз приходится искать в 100 страничном документе – где находится эта чертова таблица, удалять старую и портить форматирование других разделов, затем открывать документ с новыми данными, копировать их и вставлять в тело основного документа. Вроде бы и не сложно, вроде бы и не часто, но утомляет.

А если делать что-то в этом духе приходится ещё и часто? О, вот тут нам и помогут связи между документами.

Работает это так – в вашем основном документе вы оставляете только статичную часть, которая не меняется. А в те места, где предусмотрены обновления, вставляются не сами данные, а только ссылки на другие документы, которые уже эти данные и содержат. И для обновления данных редактировать нужно теперь не весь ваш основной документ, а только компактные “малые” файлы с данными.

Как это выглядит? Я создаю три файла:

  • Основной (DOC файл, сюда будет “собираться” содержимое из других документов)
  • Дополнительный (DOC файл, здесь у меня будет только один заголовок с фамилиями, на случай если перечень фамилий изменится)
  • Данные (XLS файл, здесь будет таблица с данными).

Структура файлов для демонстрации работы связей в MS Word

Я хочу, чтобы в “основном” файле была только какая-то вводная информация, а вот вся “динамика” подтягивалась из двух других файлов – сперва подключался заголовок из файла “Дополнительный”, а затем ниже него вставлялась excel-таблица из файла “Данные”. Предполагается, что все данные у меня уже введены, осталось только “собрать” готовый финальный документ.

Создание связи между текстовым документом Word, другими документами и excel-таблицами

Первым делом открываю “Основной” файл, и ниже “статичного” текста который у меня меняться не будет, ставлю курсор на новую строку. Перехожу на панель “Вставка”, и в группе “Текст” нахожу кнопку “Объект”. Здесь в выпадающем меню выбираю “Объект“.

Откроется окно “Вставка объекта”, здесь необходимо перейти на вторую вкладку с неочевидным названием “Создание из файла” и осмотреться. Хотя название “создание из файла” как бы подразумевает создание нового файла, речь как раз таки о присоединении уже готового.

Обратите внимание на флажок “Связь с файлом” – он тут очень важен. Если его не ставить, содержимое выбранного файла вставится в ваш документ в том виде, в котором оно там есть сейчас и не будет обновляться. А вот если его поставить, то каждый раз при открытии вашего “общего” документа, MS Word будет проверять связанные файлы на предмет изменений, и если изменения были – обновит и содержимое общего документа. Так-то!

Итак, щелкаем на кнопку “Обзор” и выбираем нужный файл (в моем случае это DOC файл “дополнительный” со списком фамилий). Ставим галочку “Связь с файлом” и нажимаем “Ок.”

Если флажок стоит – связанные файлы будут обновляться, флажка нет – данные вставятся всего один раз

Как видите – текст из дополнительного файла успешно вставился в том виде, в котором я ввел его в исходный документ. Правда отредактировать его теперь нельзя – если щелкнуть по вставленному тексту курсором мыши, он отобразиться не как текст, а как объект.

Двойной щелчок на этом объекте откроет в режиме редактирования исходный файл, т.е. наш документ “Дополнительный”.

Продолжаем. Под только что вставленным текстом заголовка, вновь ставлю курсор на пустую строку и снова вызываю окно “Вставка объекта”. Указываю в качестве источника свой второй файл – excel-документ “Данные” с таблицей, ставлю флажок “Связь с файлом” и нажимаю “Ок”.

Да, все тоже самое – содержимое документа XLS вставилось как объект, если щелкнуть по нему два раза, откроется Excel и предложить отредактировать нашу таблицу.

Как обновить данные в связанных документах MS Word и Excel

Самое время проверить самую “вкусную” часть – обновление данных. И как оказывается, здесь есть интересная особенность:

  • Если просто открыть файл-донор (“Данные” или “Дополнительный”) для редактирования, внести изменения и закрыть их – в “Основном” не будет никаких изменений до его закрытия. Вот если его закрыть, а потом открыть снова – да, все данные автоматом обновятся.
  • Если открыть файл-донор двойным щелчком из основного документа, то при внесении изменений и сохранении, обновленные данные отобразятся в “Основном” мгновенно, без необходимости закрывать и открывать его.

Что будет если документ с word- и excel- связями перенести в другое место, например в другую папку?

При открытии перемещенных документов со связями, система предложит вам восстановить связи

Ничего особенного не будет – если переносите в пределах того же компьютера, то при новом открытии этого файла, появится информационная табличка: “Документ содержит связи с другими файлами”. Если нажать “Ок”, система сама найдет эти файлы и обновит связи (при этом данные в вашем документе также обновятся).

Если же файл был перенесен на другой компьютер или одна из его “составляющих” была удалена с компьютера, ничего страшного тоже не произойдет – встроенный ранее текст будет отображаться как и прежде, просто перестанет обновляться, так как связь с файлом будет нарушена.

Как установить связь между Word и Excel?

На этом шаге мы рассмотрим основные моменты создания этого документа .

В качестве примера для автоматизации используем пример упрощенного договора купли-продажи, показанный на рисунке 1.

Рис.1. Пример структуры упрощенного договора купли-продажи

Текст, приведенный в данном договоре можно разделить на две составляющие:

  • вводимый в текстовом редакторе Word (постоянный);
  • экспортируемый из Excel (переменный).

К тексту, вводимому в редакторе Word , относится текст, который вводится непосредственно в Word и в каждом генерируемом договоре остается без изменений.

Текст, экспортируемый из Excel — отдельные текстовые фрагменты договора, содержимое которых может быть различно, в зависимости от каждого генерируемого договора.

На рисунке 1 с текстом упрощенного типового договора купли-продажи к первой составляющей относятся:

  • текст «Договор покупки-продажи»;
  • наименования разделов договора;
  • пункт 3.1. раздела договора «Дополнительные условия»

К тексту, экспортируемому из Excel , относятся:

  • номер договора;
  • место заключения договора;
  • дата заключения договора;
  • пункты разделов «Предмет договора» и «Порядок расчетов»;
  • реквизиты сторон.

Созданный файл с этим текстовым документом сохраните на жестком диске под именем Договор в папке Договора купли продажи .

Создание связи между Excel и Word

Для автоматизации ввода присвоения нумерации договору выполните следующие действия:

  • перейдите на лист Договор книги База , выделите ячейку В8 и скопируйте в буфер обмена;
  • перейдите в текстовый редактор Word , файл Договор ;
  • курсором выделите место внедрения объекта — после символа №;
  • клавишами Delete или Backspace удалите прочерк, после чего выполните команду Правка | Специальная вставка ;
  • в появившемся диалоговом окне Специальная вставка (рисуонк 2) в списке Как выделите Лист Microsoft Excel Объект и активизируйте переключатель Связать . В верхней части диалогового окна указывается Источник — Лист Microsoft Excel Договор !R8C2 , где Реквизиты — имя листа, а R8C2 — восьмая строка, второй столбец листа. В области Результат будет указано: Вставка содержимого буфера обмена как объекта типа рисунок . Вставка связи устанавливает связь с файлом данных. Изменения в исходном файле будут автоматически отражаться в документе;

Рис.2. Диалоговое окно Специальная вставка текстового процессора Word

  • нажмите на кнопку ОК .
  • Для выделения внедренного объекта установите на него курсор мыши и щелкните правой кнопкой мыши (рисунок 3).

    Рис.3. Внедренный объект элемента связи с Excel

    При двойном нажатии на кнопку мыши вы сразу же перейдете на лист Microsoft Excel , являющийся источником связи, причем будет выделена область, с которой установлена связь.

    Для замены текста преамбулы, включая дату и место заключения договора, скопируйте в буфер обмена диапазон ячеек А9:С11 на листе Договор и, перейдя в текстовый редактор, выделите весь текст преамбулы, после чего повторите операцию внедрения объекта через диалоговое окно Специальная вставка .

    После внесения в договор элементов связи, внешний вид полученного текстового документа Договор будет иметь вид, показанный на рисунке 4.

    Рис.4. Внешний вид полученного текстового документа Договор

    На документе видны серые ограничивающие линии ячеек электронной таблицы, которые перекочевали в Word вместе с объектами. Для того чтобы от них избавиться, перейдите на лист Excel Договор и, вызвав диалоговое окно Параметры , на вкладке Вид уберите галочку с опции Сетка .

    Шрифт экспортируемого текста и его величина задается в Excel .

    На следующем шаге мы рассмотрим создание базы заключенных договоров .

    Как в документе Word связать или встроить лист Excel

    Иногда необходимо включить данные из электронной таблицы Excel в документ Microsoft Word. Есть несколько способов сделать это, в зависимости от того, хотите ли вы поддерживать соединение с исходным листом Excel, чтобы данные в документе Word обновлялись при изменении листа Excel, или вы хотите чтобы данные в этих таблицах стали независимыми. Давайте рассмотрим все варианты

    В чем разница между «связь с файлом» и «встраивание файла»?

    На самом деле у вас есть три варианта включения электронной таблицы в документ Word. Первый — просто скопировать эти данные из электронной таблицы, а затем вставить их в целевой документ. По большей части это работает только с действительно простыми данными, потому что эти данные просто становятся базовой таблицей или набором столбцов в Word (в зависимости от выбранного параметра вставки).

    Хотя иногда это может быть полезно, два других варианта — связь и встраивание — гораздо более эффективны, и мы собираемся показать вам в данной статье как это сделать. И то и другое очень похоже, потому что в итоге вы вставляете настоящую электронную таблицу Excel в целевой документ. Он будет выглядеть как лист Excel, и вы можете использовать инструменты Excel для управления им. Разница заключается в том, как эти два параметра обрабатывают их связь с этой исходной электронной таблицей Excel:

    • Если вы связываете лист Excel с документом, целевой документ и исходный лист Excel сохраняют связь. Если вы обновите файл Excel, эти обновления автоматически отобразятся в целевом документе.
    • Если вы вставите лист Excel в документ, это соединение будет разорвано. Обновление исходного листа Excel не приводит к автоматическому обновлению данных в целевом документе.

    Конечно, у обоих методов есть свои преимущества. Одним из преимуществ связывания документа (кроме поддержания соединения) является то, что он уменьшает размер файла документа Word, поскольку данные в основном все ещё хранятся в листе Excel и отображаются только в Word. Одним из недостатков является то, что исходный файл электронной таблицы должен оставаться в том же месте. Если этого не произойдёт, вам придётся связать его снова. А поскольку он опирается на ссылку на исходную электронную таблицу, он не очень полезен, если вам нужно распространять документ людям, у которых нет доступа к этому местоположению.

    С другой стороны, встраивание документа увеличивает размер документа Word, потому что все эти данные Excel фактически встроены в файл Word. Есть несколько явных преимуществ для встраивания. Например, если вы распространяете этот документ среди людей, которые могут не иметь доступа к исходному листу Excel, или если документ должен показывать этот лист Excel в определённый момент времени (а не обновляться), встраивая (и нарушая подключение к исходному листу) имеет больше смысла.

    Итак, учитывая все это, давайте посмотрим, как связать и как вставить лист Excel в Microsoft Word.

    Как связать или встроить лист Excel в Microsoft Word

    Связывание или встраивание рабочего листа Excel в Word на самом деле довольно просто, и процесс создания любого из них практически идентичен. Начните с открытия листа Excel и документа Word, который вы хотите редактировать одновременно.

    В Excel выберите ячейки, которые вы хотите связать или встроить. Если вы хотите связать или встроить весь лист, нажмите на поле в месте соединения строк и столбцов в верхнем левом углу, чтобы выбрать весь лист.

    Скопируйте эти ячейки, нажав CTRL+C в Windows или Command+C в macOS. Вы также можете щёлкнуть правой кнопкой мыши любую выбранную ячейку, а затем выбрать опцию «Копировать» в контекстном меню.

    Теперь переключитесь на документ Word и щёлкните, чтобы поместить точку вставки туда, куда вы хотите поместить связанный или встроенный материал. На вкладке «Главная» ленты нажмите стрелку вниз под кнопкой «Вставить», а затем выберите команду «Специальная вставка» в раскрывающемся меню.

    Откроется окно «Специальная вставка». И именно здесь вы выбираете, хотите ли вы вставить или связать документ. Во всём остальном эти два процесса выполняются идентично.

    Если вы хотите встроить электронную таблицу, выберите опцию «Вставить» слева. Если вы хотите связать свою таблицу, выберите «Связать». Серьёзно, вот и все. Этот процесс в остальном идентичен.

    Какой бы вариант вы ни выбрали, затем выберите «Лист Microsoft Excel (объект)» в поле справа и нажмите кнопку «ОК».

    И вы увидите свой лист Excel (или выбранные ячейки) в своём документе Word.

    Если вы связали данные Excel, вы не можете редактировать их непосредственно в Word, но вы можете дважды щёлкнуть в любом месте на них, чтобы открыть исходный файл электронной таблицы. И любые обновления, которые вы вносите в эту исходную электронную таблицу, затем отражаются в вашем документе Word.

    Если вы внедрили данные Excel, вы можете редактировать их непосредственно в Word. Дважды щёлкните в любом месте таблицы, и вы останетесь в том же окне Word, но лента Word будет заменена лентой Excel, и вы сможете получить доступ ко всем функциям Excel. Это круто.

    А если вы хотите прекратить редактирование электронной таблицы и вернуться к элементам управления Word, просто щёлкните в любом месте за пределами электронной таблицы.

    Примечание. Если вы работаете с документом Word и хотите добавить электронную таблицу, которую вы ещё не создали, вы можете это сделать. Вы можете вставить таблицу Excel прямо из выпадающего меню «Таблица» на ленте.

    Связывание и внедрение объектов

    Обмен данными между приложениями может быть реализован одним из двух способов:

    • внедрение объекта создает независимую копию объекта в клиентском документе. Никакой связи с серверным документом не поддерживается;
    • связывание объекта поддерживает связь с серверным документом. Данные могут быть обновлены вручную или автоматически всякий раз, когда изменяется серверный документ.

    Внедренный объект (лист или диаграмма Excel) хранит информацию непосредственно в документе Word. Для редактирования внедренного объекта следует сделать двойной щелчок на объекте, чтобы запустить Excel, проделать необходимые изменения, а затем вернуться в Word. Ввиду хранения информации в документе Word внедрение следует применять, когда требуется распространение оперативной версии документа лицам, которые не будут иметь доступа к отдельно сделанным листам и диаграммам.

    Связанный объект (лист или диаграмма Excel) отображается в документе Word, но информация хранится в исходной книге Excel. При редактировании данных в Excel Word может автоматически обновлять лист или диаграмму в документе. Связывание следует применять, когда необходимо включить в документ независимо вводимую информацию, такую, как данные, собранные различными отделами, а также когда нужно хранить информацию, обновляемую в Word. Ввиду хранения связанных данных в другом месте связывание может помочь минимизировать размер файла документа Word.

    Внедрение объектов

    Внедрение объекта создает копию объекта в создаваемом документе. В силу того, что прямой связи между исходным и внедряемым объектом нет, никакие изменения во внедряемом объекте не могут затронуть исходный объект.

    Внедрения объекта Excel в документ Word

    Откройте приложение, например Excel, и в качестве объекта для внедрения выберите таблицу в файле Образование_сотрудников.х1s.

    1. Выделите объект (данные в таблице), а затем выберите Правка, Копировать (Edit, Copy), копия объекта помещена в буфер обмена и готова к внедрению в другое приложение.
    2. Откройте нужный файл в клиентском приложении (документ Word) и поместите курсор в позицию вставки там, куда должен быть вставлен внедряемый объект.
    3. Выберите Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special), появляется панель диалога Специальная вставка (рис. 119).
    4. Выберите из списка Как (As) объект, например Лист Microsoft Excel (объект).
    5. Нажмите ОК. Объект внедрен.

    Рис. 119. Внедрение объектов в режиме «Специальная вставка»

    Только выбор Объекта соответствующего приложения в поле Как и пометка переключателя Вставить позволят создать внедряемый объект. Любой другой выбор изменит формат объекта.

    Редактирование внедряемого объекта

    Внедряемые объекты могут быть отредактированы напрямую в документе клиентского приложения. В Office 2000 при редактировании внедряемого объекта он активизируется, а меню клиентского приложения и панель инструментов изменяются на меню и панель инструментов из серверного приложения (рис. 120). Таким образом, редактирование внедренного объекта а клиентском окне осуществляется средствами серверного приложения.

    Рекомендуется всегда внедрять объект при наличии следующих условий:

    • вся информация должна быть размещена в едином документе. Например, в случае, когда документ необходимо отослать пользователю по электронной почте;
    • серверное приложение не будет доступно на том же компьютере, где используется клиентское приложение.

    Рис. 120. Внедрение объекта

    Не рекомендуется внедрять объект при наличии следующих условий:

    • клиентское приложение не поддерживает внедрение;
    • участвующий в связи серверный объект может измениться в будущем и данное изменение повлияет на клиентский документ.

    Связывание объектов

    Связывание не требует того, чтобы копия объекта была вставлена в клиентское приложение. Вместо этого в клиентское приложение вставляется серверный объект.

    Связывание возможно только для сохраненных файлов.

    Связывание имеет свои определенные преимущества:

    • объем данных, который необходимо хранить в клиентском документе, меньше, чем в случае, когда объект внедряется;
    • если впоследствии объект модифицируется серверным приложением, модификация автоматически перенесется и на клиентское приложение.

    Установка связи объекта

    Откройте серверное приложение, например Excel, и создайте объект для связывания (выберите таблицу в файле Образование_сотрудников.х1s). Файл, хранящий объект, должен быть сохранен.

    1. Выделите объект, а затем выберите Правка, Копировать (Edit, Copy). Копия объекта перешла в буфер обмена и готова к вставке в клиентское приложение.
    2. Откройте клиентское приложение, например Word, и поместите позицию вставки там, куда должен быть вставлен связанный объект.
    3. Выберите Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special).
    4. Появляется панель диалога Специальная вставка (Paste Special) (рис. 121).
    5. Выберите необходимый тип вставки связи —Лист Microsoft Excel (объект) из списка Как (As).
    6. Пометьте переключатель Связать (Paste Link), а затем нажмите ОК. Таблица будет вставлена в документ Word как связанный объект, и изменения таблицы в Excel автоматически переносятся в документ Word.
    7. Измените любые данные в таблице, затем переключитесь в Word и просмотрите данные в документе.

    Рис. 121. Связывание объектов в режиме «Специальная вставка»

    Типы вставки связи

    Типы вставки связи доступны из списка Как (As) панели диалога Специальная вставка (Paste Special).

    • Объект Приложение (например, Объект лист Microsoft Excel). Вставляет связанный объект вместе со всей информацией, содержащейся в объекте, как это происходило бы в серверном приложении. Объект может быть отредактирован лишь в серверном документе.
    • Форматированный текст (RTF). Вставляет и связывает текст и форматирование из серверного приложения. Текст может быть отредактирован в клиентском приложении, но изменения могут не сохраниться при обновлении связи.
    • Неформатированный текст. Вставляет и связывает только текст из серверного приложения. Текст может быть отредактирован и в клиентском приложении, но изменения могут не сохраниться при обновлении связи.
    • Рисунок. Вставляет и связывает рисунок объекта из серверного приложения. Такой объект может быть использован для распечатки на принтерах высокого качества.
    • Точечный рисунок. Вставляет и связывает рисунок объекта (как, например, рисунок Paintbrush) из серверного приложения. Объект может быть отредактирован лишь в серверном документе,
    • Формат HTML. Вставляет объект в HTML-формате передачи сообщения по электронной почте.
    • Текст в кодировке Юникод. Вставляет объект в кодировке Юникод. (Microsoft Office основан на стандарте кодировки текста Юникод, что позволяет программам Office правильно отображать документы вне зависимости оттого, на каком языке они написаны, при условии, что операционная система поддерживает набор символов для данного языка.)

    Окно Результат (Result) в панели диалога Специальная вставка (Paste Special) описывает результат выбранного типа вставки. Описание результата различно в зависимости от клиентского приложения.

    Управление связями объектов

    Если связанный объект является объектом приложения, рисунком или растровым изображением, то серверный документ открывается автоматически двойным щелчком мышью на объекте.

    Связи объектов могут быть отредактированы в клиентском документе одним из способов, приведенных в табл. 36.

    Операция Способ редактирования
    Обновление связи Обновляется связь с последними изменениями из исходного документа. Такой способ используется при ручной связи
    Открытие и правка исходного документа Редактируется серверный документ и обновляется связь
    Изменение исходного документа Определяется новое месторасположение серверного документа в случае, когда исходный документ ранее был перемещен
    Разрыв связи Разрушается связь и остается рисунок или текст в виде бывшего объекта связи. Теперь информация не может быть отредактирована в серверном приложении
    Изменение метода обновления Выбирается либо автоматическое обновление клиентского приложения при его открытии, либо ручной способ для того, чтобы провести обновление вручную
    Удаление связи Удаляется связанный объект или текст

    Таблица 36. Редактирование связи объекта

    Если документ содержит автоматическую связь с серверным приложением, то обновление произойдет автоматически при открытии. В противном случае связь может быть обновлена вручную.

    Если серверный документ, содержащий связанный объект, перенесен, переименован или удален, то связь будет нарушена. Далее объект уже не появится в клиентском приложении.

    Управление связями из клиентского приложения можно осуществлять с помощью диалогового окна Связи (Links) (рис. 122).

    1. Откройте клиентский документ, содержащий связанный объект.
    2. Выделите связанный объект.
    3. Выберите Правка, Связи (Edit, Links), появляется диалоговая панель Связи (Links).
    4. Выберите необходимое действие, нажав одну из клавиш (Открыть источник, Сменить источник, Обновить, Разорвать связь).
    5. Завершив действие, нажмите ОК.

    Для удаления связанного объекта выделите его и нажмите клавишу Delete.

    Рис. 122. Связывание объекта

    Редактирование связи с помощью контекстного меню Контекстное меню связанного объекта содержит команды для управления связанным объектом. Щелкните правой клавишей мыши на связанном объекте для того, чтобы открыть его контекстное меню, и выберите необходимые действия для изменения связи (рис. 123).

    Рис. 123. Контекстное меню связанного объекта

    Упражнение

    Связывание и редактирование объектов, созданных в Excel, в документе Word

    1. Переключитесь в Excel и откройте файл Образование сотрудников.х1s.
    2. Выделите диапазон А2:С5, который нужно скопировать.
    3. Выберите Правка, Копировать (Edit, Copy), диапазон ячеек скопирован в буфер обмена.
    4. Переключитесь в Word и создайте файл Отчет.doc.
    5. Переместитесь на нужную страницу и поместите позицию вставки в пустом абзаце.
    6. Выберите Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special). Появится панель диалога Специальная вставка.
    7. Выберите Объект лист Microsoft Excel (Microsoft Excel Worksheet Object) из списка Как (As).
    8. Пометьте переключатель Связать (Paste Link).
    9. Нажмите OK, произведена вставка со связью рабочего листа в документ.
    10. Выйдите из Excel.
    11. Нажмите Нет (No) для того, Чтобы не сохранять большой буфер обмена.

    Упражнение

    Редактирование связанного объекта

    1. Щелкните дважды левой кнопкой мыши на объекте в документе Word.
    2. Excel запущен, и соответствующий файл открыт.
    3. Замените числовое значение в ячейке A3 рабочего листа на 100000.
    4. Сохраните файл.
    5. Выйдите из Excel.
    6. Появится окно Word, и значение в ячейке рабочего листа будет обновлено.
    7. Сохраните документ.

    Слияние Excel и Word, зачем это нужно и что это дает

    В статье рассмотрим слияние Excel и Word на практике. Эта нужно при написании какого-либо письма, отчета и других документов. Затем, его отправляют людям по электронной почте или распечатывают через принтер.

    Что такое слияние Excel и Word

    Здравствуйте друзья! Слияние Excel и Word – это соединение двух документов в один. Word является главным документом, а таблица Эксель его источником. Слияние документов в Word и Excel происходит очень быстро. Эту схему работы мы будем разбирать чуть позже.

    Зачем совмещать документы Word и Excel? Это делается для составления писем, электронных сообщений (чтобы отправить письмо по электронной почте), конвертов, каталогов и наклеек.

    Допустим мы имеем на компьютере таблицу с информацией о продвигаемых статьях, которую нужно передать коллеге по работе в виде письма. В ней содержится название статьи, дата, когда она была опубликована и какие статьи можно найти в Сети. А документ Word, должен быть пустым, чтобы таблица успешно с ним соединилась.

    В следующей части статьи попробуем это сделать.

    Сначала работаем с документом Word

    Для начала разберём процесс вставки двух документов согласно инструкции:

    1. Откройте на компьютере пустой документ Ворд. Откроем для работы отдельный файл Word, который не должен содержать в себе текстовой и цифровой информации.
    2. Загружаете таблицу в Word. Можете сделать проще – вставьте табличный процессор в документ Excel. Об этом можете узнать в статье на блоге.
    3. Сохраняете документ. После того, как Вы соедините два документа в один, его можно сохранить на компьютер. Или используйте кнопку в Ворде печать, чтобы его распечатать на листе бумаги A4.

    Рассмотрим все подробности соединения двух документов во всех деталях.

    Слияние документов в Word и Excel, пошаговая инструкция

    Итак, как сделать слияние документов в Word и Excel? Всё просто. Приготовьте заранее таблицу Excel с данными. Далее, создаёте на компьютере пустой документ текстового редактора Word.

    Затем, нажмите в созданном документе на раздел «Рассылки» (версия Ворда 2007) и выберите варианты «Пошаговый мастер слияния» (Скрин 1).

    Далее, будет открыто окно справа, в котором нужно нажать на «Письма» или другой вариант. Внизу нажимаете на ссылку – «Далее, открытие документа» (Скрин 2).

    В следующем окне оставляем всё без изменений и нажимаете раздел – «Далее, выбор получателей» (Скрин 3).

    В нём нужно оставить первый вариант – «Использование списка», чтобы загрузить в документ данные из Excel таблицы.

    Для этого нажмите кнопку «Обзор» и добавьте Excel-таблицу со своего компьютера (Скрин 4).

    После чего можете нажать «ОК». Далее, Вам предложат убрать галочки в списке. Если какое-то слово не нужно, то можете его убрать. Затем, нажимаем «OK».

    Далее, нажимаете на раздел «Вставить поле слияния» и просто устанавливаете данные из таблицы в нужные места документа Word (Скрин 5).

    Вы можете нажать кнопку «Просмотр результатов» и посмотреть, как вставилась информация из Excel. Для сохранения и распечатки документа, нажмите на красный крестик или кнопку «Быстрая печать».

    Заключение

    Мы сделали в статье слияние документов в Word и Excel по инструкции. Вы сможете соединить нужные Вам документы довольно быстро. Во время вставки данных из Эксель таблицы, можно переносить слова или цифры с помощью горячих клавиш Ворда. Например, используем клавишу «Enter», чтобы перенести часть предложения на другую строку. Когда письмо будет создано, его Вы можете отправить по электронной почте другому человеку. Удачной работы в документе Word!

    Бесшовная интеграция Microsoft Excel и Word с помощью Python

    Хотя в среднем для каждодневных задач автоматизация не требуется, бывают случаи, когда она может быть необходима. Создание множества диаграмм, рисунков, таблиц и отчётов может утомить, если вы работаете вручную. Так быть не должно. Специально к старту нового потока курса Fullstack-разработчик на Python делимся с вами кейсом постройки конвейера на Python, с помощью которого Excel и Word легко интегрировать: нужно создать таблицы в Excel, а затем перенести результаты в Word, чтобы практически мгновенно получить отчёт.

    Openpyxl

    Встречайте Openpyxl — возможно, одну из самых универсальных связок [биндингов] с Python, которая сделает взаимодействие с Excel очень простым. Вооружившись этой библиотекой, вы сможете читать и записывать все нынешние и устаревшие форматы Excel, то есть xlsx и xls.

    Openpyxl позволяет заполнять строки и столбцы, выполнять формулы, создавать 2D и 3D диаграммы, маркировать оси и заголовки, а также предоставляет множество других возможностей, которые могут пригодиться.

    И самое важное — этот пакет позволяет вам перебирать бесконечное количество строк и столбцов в Excel, тем самым избавляя вас от всех этих надоедливых вычислений и построения графиков, которые вам приходилось делать раньше.

    Python-docx

    Затем идёт Python-docx, этот пакет для Word — то же самое, что Openpyxl для Excel. Если вы ещё не изучили его документацию, вам, вероятно, стоит взглянуть на неё. Python-docx — без преувеличения один из самых простых и понятных мне наборов инструментов, с которыми я работал с тех пор, как начал работать с самим Python.

    Python-docx позволяет автоматизировать создание документов путём автоматической вставки текста, заполнения таблиц и рендеринга изображений в отчёт без каких-либо накладных расходов. Без лишних слов давайте создадим наш собственный автоматизированный конвейер. Запустите Anaconda (или любую другую IDE по вашему выбору) и установите эти пакеты:

    Автоматизация Microsoft Excel

    Сначала загрузим уже созданный лист Excel, вот так:

    Теперь переберём все строки в нашей таблице, чтобы вычислить и вставить значения мощности, умножив ток на напряжение:

    Как только это будет сделано, мы используем рассчитанные значения мощности, чтобы сгенерировать линейную диаграмму, которая будет вставлена ​​в указанную ячейку, код показан ниже:

    Автоматически созданная таблица Excel

    Извлечение диаграммы

    Теперь, когда мы сгенерировали нашу диаграмму, нам нужно извлечь её как изображение, чтобы мы могли использовать её в нашем отчёте Word. Сначала укажем точное местоположение файла Excel, а также место, где должно быть сохранено изображение диаграммы:

    Затем откройте электронную таблицу, используя следующий метод:

    Позднее вы сможете перебирать все объекты диаграммы в электронной таблице (если их несколько) и сохранять их в указанном месте:

    Автоматизация Microsoft Word

    Теперь, когда у нас есть сгенерированное изображение диаграммы, мы должны создать шаблон документа, который в принципе является обычным документом Microsoft Word (.docx), сформированным именно так, как мы хотим: отчёт содержит шрифты, размеры шрифтов, структуру и форматирование страниц.

    Теперь всё, что нам нужно сделать, — создать плейсхолдеры для сгенерированного нами контента, то есть табличные значения и изображения, и объявить их с именами переменных, как показано ниже.

    Шаблон документа Microsoft Word

    Любой сгенерированный контент, включая текст и изображения, может быть объявлен в двойных фигурных скобках << variable_name >>. В случае таблиц вам нужно создать таблицу со строкой шаблона со всеми включёнными столбцами, затем нужно добавить одну строку вверху и одну строку ниже со следующей нотацией:

    На рисунке выше — имена переменных:

    table_contents для словаря Python, в котором будут храниться наши табличные данные;

    Index для ключей словаря (первый столбец);

    Power, Current и Voltage для значений словаря (второй, третий и четвёртый столбцы).

    Затем импортируем наш шаблонный документ в Python и создаём словарь, в котором будут храниться значения нашей таблицы:

    Далее импортируем ранее созданное в Excel изображение диаграммы и создадим другой словарь для создания экземпляров всех объявленных в документе шаблона переменных-заполнителей:

    И, наконец, визуализируем отчёт с нашей таблицей значений и изображением диаграммы:

    Результаты

    И вот — автоматически сгенерированный отчёт Microsoft Word с числами и созданной в Microsoft Excel диаграммой. Мы получили полностью автоматизированный конвейер, его можно использовать, чтобы создать столько таблиц, диаграмм и документов, сколько вам потребуется.

    Автоматически сгенерированный отчёт

    Исходный код

    Вот мой репозиторий на GitHub с шаблоном документа и исходным кодом для этого туториала. А вот ссылка на курс Fullstack-разработчик на Python, который сделает из вас настоящего универсального солдата от кодинга.

    Узнайте, как прокачаться и в других специальностях или освоить их с нуля:

    Борис Аладышкин/ автор статьи

    Приветствую! Я являюсь руководителем данного проекта и занимаюсь его наполнением. Здесь я стараюсь собирать и публиковать максимально полный и интересный контент на темы связанные с современными технологиями и программным обеспечением. Уверен вы найдете для себя немало полезной информации. С уважением, Борис Аладышкин.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Itsovet61.ru
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: