Как в Excel отключить сводную таблицу от источника данных? - Itsovet61.ru

Как в Excel отключить сводную таблицу от источника данных?

Как удалить сводную таблицу в Excel Поначалу Excel может показаться слишком сложным. У него есть формулы; Вы не можете удалить строку; так или иначе, твои клетки слились без твоей попытки сделать

Как в Excel отключить сводную таблицу от источника данных?

Как удалить сводную таблицу в Excel

Поначалу Excel может показаться слишком сложным. У него есть формулы; Вы не можете удалить строку; так или иначе, твои клетки слились без твоей попытки сделать это. Но как только вы в этом разбираетесь, использование Excel становится несложным делом, и вы понимаете, насколько это может быть полезно во многих ситуациях.

Сводные таблицы очень удобны, когда дело доходит до суммирования данных, особенно если ваша база данных слишком обширна. Так что вы делаете, когда хотите удалить эту таблицу? Вы найдете ответ в этой статье.

Как удалить сводную таблицу?

Эти инструкции относятся к более новым версиям Excel, таким как 2016 и 2019. Вы также можете применить их, если у вас есть Office 365.

Если вы использовали сводную таблицу для конкретной задачи и вам она больше не нужна, вот как ее удалить.

  1. Выберите таблицу, которую хотите удалить.
  2. Нажмите Delete на клавиатуре.

Да, это так просто! Но, конечно, вы можете только удалить данные. Или результаты. Итак, что же делать тогда? Вот как можно удалить различные элементы сводной таблицы.

Удалить только результаты

Если вы хотите исключить окончательные результаты, но сохранить таблицу в своем документе Excel, потому что вы хотите использовать ее снова для вычисления другой сводки, вот что нужно сделать.

  1. Отметьте любую ячейку в таблице.
  2. На ленте выберите вкладку «Анализ».
  3. Из действий выберите Очистить.
  4. Нажмите на Очистить все.

Удалить только таблицу

Что делать, если вам больше не нужен стол, но вы хотите сохранить результаты? Если вы отправляете отчет своему руководителю, это может иметь место. Кроме того, если файл Excel слишком большой, удаление сводной таблицы может помочь уменьшить его размер. Вот как вы можете это сделать.

  1. Выберите ячейку в таблице.
  2. Выберите вкладку «Анализ» на ленте и перейдите к пункту «Действия».
  3. Оттуда выберите «Выбрать» и отметьте всю таблицу.
  4. Когда таблица выбрана, щелкните правой кнопкой мыши ячейку внутри нее.
  5. Выберите Скопировать, и вы скопируете все данные из таблицы.
  6. Перейдите на вкладку «Главная» и выберите «Вставить».
  7. Перейдите к Вставить значения и выберите значок Вставить как значение.
  8. Теперь вы получите все скопированные данные и сотрете сводную таблицу.

Обратите внимание, что вы также можете использовать сочетания клавиш, чтобы ускорить процесс. Используйте Ctrl + A, чтобы выделить всю таблицу, а затем скопируйте данные. Затем нажимайте следующие клавиши одну за другой: ALT + E + S + V + Enter, чтобы перейти к шагу номер семь. Кроме того, вам не нужно вставлять данные в тот же документ Excel, в котором вы создали сводную таблицу. Вы также можете вставить его в другое место.

Как удалить сводные таблицы в более старых версиях Excel

Возможно, вы все еще используете более старую версию Microsoft Office, например, 2007 или 2010. Вот как вы можете удалить сводную таблицу из вашей рабочей таблицы.

  1. Выберите сводную таблицу, которую вы хотите стереть.
  2. Перейдите на вкладку «Параметры» и нажмите.
  3. Перейти в группу действий.
  4. Выберите Очистить.
  5. Выберите Очистить все.

Как удалить сводную диаграмму

Сводные диаграммы также очень распространены в таблицах Excel. Иногда лучше отобразить результаты сводной таблицы в виде диаграммы. Если вы хотите стереть один, вот что нужно сделать.

Для Excel 2007-2010

  1. Выберите диаграмму, которую хотите удалить.
  2. Перейдите на вкладку Анализ и найдите группу данных.
  3. Оттуда выберите Очистить.
  4. Нажмите на Очистить все, чтобы завершить процесс.

Обратите внимание, что удаление сводной таблицы, связанной с диаграммой, будет делать то же самое. При удалении таблицы связанная диаграмма потеряет поля, настройки и форматирование.

Для версий Excel новее, чем 2010

  1. Выберите либо таблицу, либо диаграмму.
  2. Найдите группу «Действия» на вкладке «Анализ».
  3. Нажмите Очистить, а затем Очистить все.

Таким образом, вы сбросите таблицу, но не удалите ее полностью. Если к данным из этой таблицы подключена сводная диаграмма, она также будет сброшена.

Упростить управление бизнесом

Вам не нужно быть математическим магом, чтобы использовать Excel и все его фантастические функции. Это, безусловно, делает управление бизнесом более удобным, поскольку позволяет отслеживать различные виды данных.

Когда вы получите нужные результаты, вы можете сохранить их без сводной таблицы, которая может занять слишком много места и сделать ваши файлы слишком тяжелыми. В конце концов, удаление таблицы или диаграммы требует всего нескольких щелчков мышью.

Вы используете сводные таблицы? Как сохранить результаты? Дайте нам знать в комментариях ниже.

Независимая группировка сводных таблиц

Проблема

Если вы строите несколько сводных таблиц на основе одного источника, то, возможно, уже сталкивались с одним мелким, но неприятным моментом: Excel не позволяет независимо группировать данные в таких сводных.

Допустим, мы построили две отдельных сводных таблицы для анализа выручки и объемов продаж:

Но выручку мы хотим видеть по месяцам, а объем продаж по кварталам, поэтому дальше логично применить группировку. Щелкаем правой кнопкой мыши по датам в первой сводной, выбираем Группировать — Месяцы — ОК и выручка действительно начинает отображаться по месяцам, как мы и хотели. Но и во второй таблице даты тоже сгруппировались по месяцам, хотя мы этого совершенно не просили:

И наоборот, если попытаться аналогичным способом сгруппировать даты во второй сводной по кварталам, то перегруппируется и первая сводная, теряя текущую группировку по месяцам.

Дело в том, что при построении любой сводной таблицы Microsoft Excel создает в файле так называемый кэш (Pivot Cache) — область памяти, куда загружаются исходные данные для анализа и вычислений. И когда вы делаете вторую, третью и т.д. сводные по той же исходной таблице Excel услужливо использует уже сформированный ранее для первой сводной кэш, а не создает новый.

С одной стороны, это правильно: данные не дублируются, файл меньше весит и быстрее считается. С другой, мы имеем ту самую проблему с группировкой, изменение которой в одной из сводных влияет на все остальные. Что же делать?

Способ 1. Строим сводную правильно

Чтобы построить сводную таблицу на новом кэше придется воспользоваться старым добрым Мастером сводных таблиц и диаграмм (Pivot Table and Chart Wizard) из версий Excel 97-2003. Как ни странно, но этот «устаревший» инструмент умеет при создании сводной выбирать — делать ли независимую сводную или сводную на основе уже имеющегося кэша. Кнопку для этого Мастера убрали из интерфейса еще в 2007 году, но он до сих пор доступен для совместимости и вполне работоспособен.

Щелкните правой кнпокой мыши по панели быстрого доступа в левом верхнем углу и выберите команду Настройка панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar) . Затем в выпадающем списке в верхней части окна выберите Все команды (All Commands) , найдите Мастер сводных таблиц и диаграмм и добавьте на панель:

Теперь можно строить сводную. Ставим активную ячейку в таблицу с данными или выделяем ее, жмем на добавленную кнопку и проходим последовательно шаги Мастера, выбрав на первом создание именно независимого отчета на собственном кэше:

Excel будет настойчиво предлагать сделать сводную на том же кэше — отказываемся и доходим до финала:

Все, теперь группировка этой сводной не будет влиять на соседнюю и обе таблицы можно сгруппировать по-разному:

Способ 2. Отвязываем уже созданную сводную от общего кэша

Если у вас уже есть готовая сводная, и создавать ее заново с помощью Мастера вы не хотите, то можно отвязать ее от общего кэша, используя тактическую хитрость:

  1. Скопируйте сводную в новый пустой файл
  2. Обновите сводную (правой кнопкой мыши по ней — Обновить)
  3. Скопируйте ее обратно на старое место

Такой бессмысленный, на первый взгляд, «финт ушами» заставляет Excel создать для сводной отдельную копию кэша, т.е. делает ее независимой.

Если подобную операцию придется проделывать часто, то имеет смысл автоматизировать это с помощью небольшого макроса. Нажмите кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) или сочетание клавиш Alt+F11, чтобы открыть редактор Visual Basic, затем вставьте новый пустой модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда этот код:

Если поставить активную ячейку в сводную и запустить этот макрос с помощью кнопки Макросы на вкладке Разработчик или сочетания клавиш Alt+F8, то текущая сводная таблица будет отвязана от общего кэша, и вы сможете группировать ее независимо.

Как в офисе.

В Excel 2013 появился новый аналитический механизм: модель данных. Каждая рабочая книга располагает собственной внутренней моделью данных, упрощающей анализ разрозненных источников данных. [1] Идея, заложенная в основу модели данных, проста. Предположим, что в вашем распоряжении имеются две таблицы: Заказы (рис. 1) и Сотрудники (рис. 2). В таблице Заказы содержится информация о сделках (код сотрудника, дата и сумма счета-фактуры, период продаж). В таблице Сотрудники находится информация о сотрудниках: код, фамилия, имя и должность. Если нужно проанализировать суммы продаж в зависимости от должности сотрудника, следует объединить информацию, содержащуюся в двух таблицах. Чтобы ваши данные имели вид Таблицы — инструмента Excel(поэтому пишется с заглавной буквы) — кликните на любой ячейке таблицы данных и выполните команду Создать Таблицу: Ctrl+T.

Читайте также  Как отключить Voice Assistant Samsung?

Рис. 1. Информация о сделках

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel

Рис. 2. Информация о сотрудниках

Выполнение подобной задачи в прошлом потребовало бы использования множества формул ВПР, СУММЕСЛИ и других. После появления модели данных в Excel 2013 достаточно объявить обе таблицы связанными (по коду сотрудника) и включить их в модель данных. Модель данных Excel создает куб аналитики на основе связи между кодами сотрудников и передает нужные данные в сводную таблицу.

Наша задача заключается в том, чтобы отобразить суммы продаж в зависимости от должности сотрудника. В прежних версиях Excel решить подобную задачу было непросто, поскольку сведения о продажах и должностях сотрудников находились в отдельных таблицах. После появления модели данных достаточно выполнить следующие действия:

1. Щелкните в области таблицы Заказы и начните создавать новую сводную таблицу, выбрав команду ВставкаСводная таблица.

2. В диалоговом окне Создание сводной таблицы установите флажок Добавить данные в модель данных (рис. 3). Обратите внимание на то, что в окне Создание сводной таблицы находится ссылка на именованный диапазон (Таблицу данных); в нашем примере — Заказы. Рекомендуется присваивать говорящие имена Таблицам данных. Это облегчит распознавание таблиц, находящихся в модели данных. Если не присваивать названия Таблицам данных, модель данных отобразит их под названиями Таблица 1, Таблица2 и т.д. Чтобы назначить Таблице данных имя, кликните на Таблице, перейдите на контекстную вкладку Работа с даннымиКонструктор и в поле Имя таблицы введите говорящее имя. Повторите эту операцию для всех остальных Таблиц.

Рис. 3. Создайте сводную таблицу на основе таблицы данных Заказы

3. Щелкните в области таблицы данных Сотрудники и начните создавать новую сводную таблицу. Не забудьте установить флажок Добавить эти данные в модель данных.

4. После добавления таблиц в модель данных перейдите к списку полей сводной таблицы и выберите переключатель ВСЕ. В списке полей появятся два диапазона, соответствующие таблицам данных (рис. 4).

Рис. 4. В списке полей сводной таблицы выберите параметр ВСЕ, чтобы получить доступ ко всем таблицам, находящимся в модели данных

5. Создайте сводную таблицу обычным образом. В новой таблице поле Должность появится в области СТРОКИ, а поле Сумма по столбцу Объем продаж — в области ЗНАЧЕНИЯ. Программа тут же распознает, что используются две таблицы из модели данных, и предлагает создать связь между ними (рис. 5). Щелкните на кнопке Создать.

Рис. 5. Выберите создание связи между таблицами после отображения соответствующего запроса

6. На экране появится диалоговое окно Создание связи (рис. 6). В этом окне можно выбрать таблицы и поля, для которых создается связь. На этом рисунке показана таблица Заказы с полем Код сотрудника. Эта таблица связана с таблицей Сотрудники с помощью поля Код сотрудника.

Рис. 6. Создайте подходящую связь, используя раскрывающиеся списки

7. После создания связи можно использовать данные из двух таблиц для отображения требуемых результатов. Применение модели данных проиллюстрировано на рис. 7.

Рис. 7. Отображение объема продаж по должностям сотрудников

Первичные ключи. Обратите внимание на рис. 6 на раскрывающийся список Связанный столбец (первичный ключ). Это означает, что модель данных использует поле, относящееся к связанной таблице, в качестве первичного ключа. Первичный ключ — это поле, содержащее лишь уникальные ненулевые значения (без дубликатов и пустых значений). Первичные ключи применяются в модели данных в целях предотвращения ошибок суммирования и дубликатов. В каждой связи должен быть хотя бы один первичный ключ. Поскольку поле Код сотрудника, находящееся в таблице Сотрудники, является первичным ключом, оно должно включать только уникальные значения (без пробелов и нулевых значений). Первичный ключ обеспечивает единственный способ сохранения целостности данных при объединении нескольких таблиц.

Управление связями в модели данных

После включения таблиц во внутреннюю модель данных может потребоваться настройка связей, установленных между ними. Чтобы изменить связи модели данных, отобразите диалоговое окно Управление связями. Для этого выберите вкладку ленты Данные и в области Работа с данными щелкните на кнопке Отношения. Требуемое окно появится на экране (рис. 8).

Рис. 8. В диалоговом окне Управление связями можно изменить связи, заданные в модели данных

В этом окне доступны следующие команды, применяемые для изменения связей между таблицами:

  • Создать. Создание новой связи между таблицами модели данных.
  • Изменить. Изменение выделенной связи.
  • Активировать. Активизация выбранной связи, вследствие чего Excel будет рассматривать данную связь при агрегировании и анализе данных в модели.
  • Деактивировать. Отключение выбранной связи. Это приведет к тому, что Excel будет игнорировать связь при агрегировании и анализе данных в модели.
  • Удалить. Удаление выбранной связи.

Добавление новой таблицы в модель данных. Чтобы добавить новую таблицу в модель данных, воспользуйтесь одним из следующих двух способов.

Во-первых, можно создать сводную таблицу на основе новой Таблицы данных (в нашем примере — Местоположения). В окне создания сводной таблицы установите флажок Добавить эти данные в модель данных. Excel добавит Таблицу в модель данных и создаст сводную таблицу. После добавления сводной таблицы можно открыть диалоговое окно Управление связями и создать нужные связи.

Второй (и более гибкий) способ заключается в том, чтобы создать таблицу вручную и добавить ее в модель данных. Выполните следующие действия.

1. Если вы еще не создали Таблицу, поместите курсор в таблицу данных (лист ExcelМестоположения, любую ячейку в диапазоне А1:С55), перейдите на вкладку Вставка щелкните на кнопке Таблица (рис. 9). Можно, встав в ячейку таблицы данных, нажать Ctrl+T. На экране появится диалоговое окно (рис. 10), в котором задается диапазон данных. Нажмите Ok. Программа преобразует этот диапазон в Таблицу, которая может распознаваться внутренней моделью данных.

Рис. 9. Создание Таблицы на основе исходных данных

Рис. 10. Преобразование диапазона в таблицу

2. На контекстной вкладке Работа с таблицамиКонструктор, измените значение поля Имя таблицы, выбрав легко запоминаемое имя; в нашем примере — Отделения.

3. Перейдите на вкладку ленты Данные и в области Подключения щелкните на кнопке Подключения. На экране появится диалоговое окно Подключения к книге (рис. 11). Щелкните на стрелке раскрывающегося списка, находящейся справа от кнопки Добавить, и выберите пункт Добавить в модель данных.

Рис. 11. Откройте диалоговое окно Подключения к книге и выберите пункт меню Добавить в модель данных

4. На экране появится диалоговое окно Существующие подключения (рис. 12). Перейдите на вкладку Таблицы и выделите только что созданную Таблицу. Щелкните на кнопке Открыть, чтобы добавить выбранную таблицу в модель данных.

Рис. 12. В окне Существующие подключения перейдите на вкладку Таблицы, выделите только что созданную Таблицу и щелкните Открыть

5. Все сводные таблицы, созданные на основе модели данных, обновляются с учетом добавления новой таблицы. Не забудьте открыть диалоговое окно Управление связями и создать требуемую связь.

Удаление таблицы из модели данных. Иногда возникает необходимость в удалении Таблицы или источника из модели данных. Чтобы выполнить эту задачу, выберите вкладку ленты Данные и щелкните на кнопке Подключения. На экране появится диалоговое окно Подключения к книге (рис. 13). Выберите таблицу, а затем кликните на кнопке Удалить.

Рис. 13. С помощью окна Подключения к книге можно удалить любую таблицу из внутренней модели данных

Создание новой сводной таблицы с помощью модели данных. Иногда приходится создавать сводные таблицы «с нуля», используя в качестве источника данных существующую внутреннюю модель данных. Для этого выполните следующие действия.

1. Выполните команду Вставка → Сводная таблица. Отобразится диалоговое окно Создание сводной таблицы. Установите флажок Использовать внешний источник данных (рис. 14), и щелкните на кнопке Выбрать подключение.

Рис. 14. Окно Создание сводной таблицы

2. На экране появится диалоговое окно Существующие подключения (рис. 15). На вкладке Таблицы выберите параметр Таблицы в модели данных книги и щелкните на кнопке Открыть.

Рис. 15. Окно Существующие подключения

3. Вы вернитесь обратно в диалоговое окно Создание сводной таблицы. Щелкните ОК.

4. Если создание сводной таблицы завершилось удачно, появится панель области задач Поля сводной таблицы, отображающая все таблицы, включенные во внутреннюю модель данных (рис. 16).

Рис. 16. После успешного завершения создания сводной таблицы отображаются все таблицы, относящиеся к модели данных

Читайте также  Как отключить отображение формул в Excel?

Ограничения внутренней модели данных

Как и все остальное в Excel, внутренняя модель данных имеет определенные ограничения:

[1] Заметка написана на основе книги Джелен, Александер. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013. Глава 7.

Как в Excel отключить сводную таблицу от источника данных?

Как убрать сводную таблицу в Excel?

Если вы используете устройство без клавиатуры, попробуйте удалить сводную таблицу следующим образом:

  1. Выберите ячейку в любом месте сводной таблицы, чтобы отобразить на ленте раздел Работа со сводными таблицами.
  2. На вкладке Анализ нажмите кнопку Выделить и выберите пункт Всю сводную таблицу.
  3. Нажмите клавишу DELETE.

Как скопировать сводную таблицу на другой лист?

В сводной таблице выберите необходимый вам диапазон и нажмите скопируйте его (воспользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl+C). На новом листе или другом свободном месте текущего листа выделите ячейку отобразите диалоговое окно Специальная вставка.

Как удалить поле в сводной таблице?

Удаление вычисляемого поля

  1. Щелкните сводную таблицу.
  2. На вкладке Параметры в группе Сервис выберите команду Формулы, а затем — пункт Вычисляемое поле.
  3. В поле Имя выберите поле, которое нужно удалить.
  4. Нажмите кнопку Удалить. …
  5. Щелкните поле, содержащее элемент, который нужно удалить.

Как создать сводную таблицу в Excel?

Создание сводной таблицы вручную

  1. Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.
  2. На вкладке Вставка нажмите кнопку Рекомендуемые сводные таблицы.
  3. Excel проанализирует данные и предоставит несколько вариантов, как в этом примере:
  4. Выберите сводную таблицу, которая вам понравилась, и нажмите кнопку ОК.

Как разорвать связь со сводной таблицей?

  1. На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Изменить связи. Примечание: Отсутствие команды Изменить связи означает, что файл не содержит связанных данных.
  2. В списке Источник выберите связь, которую требуется разорвать. …
  3. Щелкните элемент Разорвать.

Как сохранить сводную таблицу в обычную?

Как скопировать сводную таблицу

  1. Выделите нужный диапазон данных в сводной таблице
  2. Скопируйте его одним из известных способов. …
  3. Установите курсор в ячейку, где должен располагаться верхний левый угол вставляемого диапазона
  4. Выполните на ленте Главная – Буфер обмена – Вставить – Значения.

Как удалить строки в сводной таблице?

Чтобы удалить поле строки, столбца или фильтра из таблицы, перетащите его мышью за пределы сводной таблицы (при этом рядом с курсором появится изображение креста). Поле исчезнет из таблицы. Вы можете легко поменять местами поля из области фильтра и из области столбцов или строки поменять местами со столбцами.

Как протянуть формулу в сводной таблице?

Добавление вычисляемого поля

  1. Щелкните сводную таблицу. …
  2. На вкладке Анализ в группе Вычисления выберите команду Поля, элементы и наборы , а затем — пункт Вычисляемое поле .
  3. В поле Имя введите имя для поля.
  4. В поле Формула введите формулу для поля. …
  5. Нажмите кнопку Добавить .

Как добавить новые данные в сводную таблицу?

Как добавить сводную таблицу с помощью автоматических рекомендаций

  1. Откройте в Таблицах файл, содержащий исходные данные.
  2. Нажмите «Анализ данных» в правом нижнем углу.
  3. Найдите раздел «Сводная таблица». …
  4. Наведите указатель мыши на нужный вариант и нажмите Вставить сводную таблицу .

Как создать сводную таблицу из нескольких листов?

Консолидация данных с использованием нескольких полей страницы

  1. Щелкните стрелку рядом с панелью инструментов и выберите Дополнительные команды.
  2. В списке Выбрать команды из выберите пункт Все команды.
  3. Выберите в списке пункт Мастер сводных таблиц и диаграмм и нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

Как сделать сводную таблицу по месяцам?

Группировка в сводной таблице Excel

  1. Кликните правой кнопкой мыши по левому столбцу сводной таблицы (столбец с датами) и выберите команду Группировать (Group). Появится диалоговое окно Группирование (Grouping) для дат.
  2. Выберите Месяцы (Month) и нажмите ОК. Данные таблицы будут сгруппированы по месяцам, как показано в сводной таблице ниже.

Как создать сводную таблицу в гугл таблице?

Откройте файл в Google Таблицах на компьютере. Нажмите на сводную таблицу. Дважды нажмите на интересующую вас ячейку. Откроется новый лист с исходными данными.

Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.

Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.

Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.

Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.

Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.

Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.

— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?

— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?

— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?

Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.

Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.

Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.

Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).

Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.

Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.

В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.

Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.

Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.

В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.

В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.

Читайте также  Как отключить автоматический перевод в ворде?

Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.

Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.

Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.

С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.

Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».

В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.

На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.

Работа со сводными таблицами в Excel

Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.

Заменим выручку на прибыль.

Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.

Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.

На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.

Источник данных сводной таблицы Excel

Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.

1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.

2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.

3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.

4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.

В целом требований немного, но их следует знать.

Обновление данных в сводной таблице Excel

Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши

или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.

Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.

Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.

Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.

Как в Excel отключить сводную таблицу от источника данных?

Excel не имеет возможности отключения сводной таблицы от источника данных, но в Excel есть гибкая функция которая называется Специальная вставка. В сводной таблице выберите необходимый вам диапазон и нажмите скопируйте его (воспользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl+C).

Как отвязать сводную таблицу?

Удаление сводной таблицы

  1. Выберите ячейку в любом месте сводной таблицы, чтобы отобразить на ленте раздел Работа со сводными таблицами.
  2. На вкладке Анализ нажмите кнопку Выделить и выберите пункт Всю сводную таблицу.
  3. Нажмите клавишу DELETE.

Как убрать в сводной таблице пусто?

Прямо в сводной таблице нажать кнопку со стрелкой вниз на заголовке и снять галочку с «пусто».

Как оборвать связи в сводной таблице?

  1. На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Изменить связи . Примечание: Отсутствие команды Изменить связи означает, что файл не содержит связанных данных.
  2. В списке Источник выберите связь, которую требуется разорвать. …
  3. Щелкните элемент Разорвать .

Как повторять значения в сводной таблице?

Повторение подписей элементов в сводной таблице

  1. Щелкните правой кнопкой мыши название строки или столбца, которые вы хотите повторить, и выберите «Параметры поля».
  2. На вкладке «& » Печать» щелкните «Макет» и выберите поле «Повтор подписей элементов».
  3. Убедитесь, что выбран пункт «Показывать метки элементов в таблике».

Как удалить поле из сводной таблицы?

Удаление вычисляемого поля

  1. Щелкните сводную таблицу.
  2. На вкладке Параметры в группе Сервис выберите команду Формулы, а затем — пункт Вычисляемое поле.
  3. В поле Имя выберите поле, которое нужно удалить.
  4. Нажмите кнопку Удалить. …
  5. Щелкните поле, содержащее элемент, который нужно удалить.

Как убрать GetPivotData?

Отключение создания GetPivotData

ТАБЛИЦЫ, выберите любую ячейку в сводной таблице, перейдите по вкладке Работа со сводными таблицами -> Параметры в группу Сводная таблица. Щелкните по стрелке вниз, находящейся рядом с вкладкой Параметры. В выпавшем меню, уберите галку с пункта Создать GetPivotData.

Как убрать сумму в сводной таблице?

Вот как отобразить или скрыть общие итоги.

  1. Щелкните любое место сводной таблицы. На ленте появятся вкладки Анализ сводной таблицы и Конструктор.
  2. На вкладке Конструктор нажмите кнопку Общие итоги.
  3. Выберите подходящий вариант. Отключить для строк и столбцов Включить для строк и столбцов Включить только для строк

Как удалить строки в сводной таблице?

Чтобы удалить поле строки, столбца или фильтра из таблицы, перетащите его мышью за пределы сводной таблицы (при этом рядом с курсором появится изображение креста). Поле исчезнет из таблицы. Вы можете легко поменять местами поля из области фильтра и из области столбцов или строки поменять местами со столбцами.

Как свернуть все строки в сводной таблице?

Развертывание и свертывание уровней в сводной таблице

  1. Чтобы просмотреть сведения о текущем элементе, щелкните пункт Развернуть.
  2. Чтобы скрыть сведения о текущем элементе, щелкните пункт Свернуть.
  3. Чтобы скрыть сведения обо всех элементах в поле, щелкните пункт Свернуть все поле.

Как разорвать связи в файле Эксель?

  1. На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Изменить связи. Примечание: Отсутствие команды Изменить связи означает, что файл не содержит связанных данных.
  2. В списке Источник выберите связь, которую требуется разорвать. …
  3. Щелкните элемент Разорвать.

Как изменить связи в Excel?

Вы можете непосредственно изменить все связи, выполнив следующие шаги:

  1. Откройте книгу-клиент и активируйте ее. Перейдите на вкладку Данные ленты инструментов, затем нажмите на кнопку Изменить связи. …
  2. Нажмите на ссылку (связь), с которой хотите работать.
  3. Нажмите на кнопку Изменить. …
  4. Нажмите Закрыть для возврата к книге.

Как сделать из сводной таблицы обычную?

Перейдите по вкладке Файл -> Параметры. В появившемся диалоговом окне Параметры Excel, во вкладке Панель быстрого доступа в левом поле найдите пункт Мастер сводных таблиц и диаграмм и добавьте его в правый. Нажмите ОК. Теперь на панели быстрого доступа у вас появился новый значок.

Как в сводной таблице поменять количество на сумму?

Нажимаем левой кнопкой мыши на поле «Количество по полю Отгрузка сумма» в области сводной таблицы «Значения», и в раскрывшемся меню выбираем «Параметры полей значений…» В раскрывшемся окне выбираем интересующую нас операцию сведения данных (Сумма, количество, среднее, максимум, минимум…).

Как дать название сводной таблице?

  1. Щелкните сводную таблицу.
  2. Перейдите в окно «Средства для работы со >»,а затем в группе «Имя» в группе «Имя» щелкните текстовое поле «Имя для нее». …
  3. Введите новое имя.
  4. Нажмите ввод.

Как посчитать долю в сводной таблице?

Щелкните поле значения в сводной таблице правой кнопкой мыши и выберите элемент Дополнительные вычисления. Выберите нужный параметр. Значение, введенное в поле. Значения в процентах от общей суммы всех значений или точек данных в отчете.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: